Florian Fruchet, Directeur Général de Dynamips, nous fait le plaisir de revenir sur son projet de changement de logiciel ERP-CRM. Pourquoi Dynamips a interrompu son projet ERP avec son ancien prestataire ? Pourquoi choisir l’ERP-CRM artis.net ? Comment ARTIS a accompagné Dynamips dans son projet ? Découvrez la vidéo et la retranscription du webinaire du 23 mai 2024 organisé par la fédération EBEN.
Au programme :
0:00 Présentation des intervenants et du programme
3:50 Présentation de Dynamips
11:54 Les raisons du changement d’ERP-CRM
24:42 Pourquoi avoir choisi l’ERP-CRM artis.net ?
36:50 Comment ARTIS a accompagné Dynamips dans son projet ?
53:23 L’avenir de Dynamips avec ARTIS
57:17 Présentation d’ARTIS
Présentation de Dynamips
Dynamips est un prestataire de services informatiques pour les PME et les collectivités locales, rayonnant sur le Grand Ouest (Pays de la Loire et Bretagne).
Il intervient dans cinq domaines d’expertise : l’infrastructure hybride, la cybersécurité, les solutions collaboratives Microsoft, les logiciels de gestion et les services managés.
L’ESN a atteint 24 millions d’euros de chiffre d’affaires avec 160 collaborateurs en 2024.
En croissance régulière depuis de nombreuses années (15% par an en moyenne), Dynamips étudie un projet d’expansion géographique dans des villes limitrophes et débute une démarche de croissance externe en 2024.
Pourquoi Dynamips a interrompu son projet ERP avec son ancien prestataire ?
Florian : « Entre 2007 et 2017, Dynamips était passé de 40 à 100 collaborateurs. Avec notre croissance et l’intégration de nouveaux collaborateurs, nous avions réalisé un sondage en 2018 auprès des salariés pour mesurer entre autre leur niveau de satisfaction sur leurs outils de gestion au quotidien. Résultat : les outils devenaient trop complexes et nous perdions en efficacité.
En 2019, avec l’aide d’un cabinet extérieur, nous avions commencé par revoir notre organisation et nos processus avant de travailler sur la migration de nos outils.
Nous ne pouvions pas migrer vers un nouvel ERP en gardant le même fonctionnement. C’est une des clés de réussite du projet.
Ainsi, nous avions revu l’organigramme, les fiches de poste, créé de nouveaux services (cellule projet par exemple) et dessiné un nouveau parcours client.
Un an plus tard, en 2020, nous élaborions un cahier des charges pour remplacer nos outils existants et en intégrant les améliorations et les changements d’organisation.
Nous souhaitions nous équiper d’une solution CRM/ERP de la prospection à la facturation, intégrant la gestion du ticketing, la supervision et la gestion des documents afin de bénéficier d’une vision 360 sur les informations clients.
En 2021, nous avions mis en concurrence plusieurs acteurs du marché pour la partie ERP. Nous constations très rapidement que les outils étudiés compliquaient la réalisation de certaines tâches pour nos équipes. Il fallait de nombreux jours de paramétrages et de développements… De plus, les premières solutions que nous avions étudiées ne correspondaient pas au budget défini en amont.
Notre premier choix d’ERP proposait une connexion avec les outils que nous avions sélectionné pour la partie technique et la gestion de documentation.
Cependant, nous nous étions rapidement rendus compte que la solution ERP nécessitait beaucoup de développements. En effet, nous souhaitions créer des connexions entre les différents outils utilisés par les équipes commerciales, techniques et marketing.
L’ampleur de ce projet et l’investissement important alloué au paramétrage de l’outil nous a poussé à arrêter le projet avec notre ancien prestataire.
En 2022, nous décidions de lancer le changement d’outils techniques pour permettre aux équipes de gagner en performance.
C’est en juin 2022 que nous rencontrons ARTIS sur l’IT Partners et que nous l’incluons dans la consultation. »
Pourquoi choisir le logiciel ERP-CRM artis.net ?
Florian : « La solution ERP-CRM artis.net répond nativement à tous nos besoins fonctionnels dans un seul outil.
Les fonctionnalités IT métiers sont présentes en standard dans le logiciel ERP-CRM :
- La gestion des contrats informatiques, le récurrent et l’automatisation très aboutie des processus de gestion,
- Le passage du devis (CRM) à la commande (ERP) et au projet (ERP) dans un seul outil,
- La gestion des demandes d’intervention technique,
- L’interface native avec Datto RMM pour l’aspect technique,
- L’intégration native avec les catalogues grossistes (TD Synnex, Also, Ingram),
- L’intégration avec ArrowSphere pour la gestion et la facturation des licences Microsoft (365),
- Le portail client, extranet multi service (facture, saisie des tickets, signatures électroniques, …)
Les automatisations métiers et les connecteurs avec les logiciels tiers font gagner énormément de temps sur les traitements.
A ce jour, j’estime déjà ce gain à 2 ou 3 ETP (Équivalent Temps Plein).
Concernant le CRM, nous sommes convaincus que le lien entre le CRM et l’ERP d’ARTIS est bien plus puissant pour notre métier que le lien entre un spécialiste CRM et une solution de marketing. En effet, l’intégration du CRM dans l’ERP permet un gain de temps considérable car nous pouvons passer du devis au projet dans un seul et même outil.
Par ailleurs, nous avons choisi de nous équiper de la solution marketing d’Hubspot pour l’équipe marketing et les SDR (Sales Development Representative) qui génèrent des affaires pour l’équipe commerciale.
L’ERP-CRM artis.net est un produit vertical métier mais qui est souple et agile. Le projet est une très belle réussite. »
Comment Dynamips a conduit son projet ERP-CRM ?
Florian : « Le projet ERP-CRM artis.net s’est déroulé de juin à décembre 2023.
Les délais et le budget ont été respectés par ARTIS.
Nous étions confiants. Avec une solution ERP-CRM métier, ARTIS avait toutes les qualités requises pour respecter ses engagements.
Nous avions désigné notre responsable technique/informatique comme chef de projet afin qu’il soit le garant du bon usage des outils, de l’achat à la technique.
Il faut prévoir du temps pour structurer les contrats dans artis.net, préparer les bases de données, l’accompagnement au changement des équipes, les comptes rendus de chaque réunion, etc.
Nous avions également identifié une équipe (1 à 2 personnes par profil métier) de 20 ambassadeurs qui ont tous participé aux ateliers de formation. Ces ambassadeurs sont toujours actifs aujourd’hui et conduisent la formation de l’ERP-CRM artis.net en continue auprès des nouveaux collaborateurs.
Nous avions prévu 3 à 4 demi-journées de formation par personne et jusqu’à 7 demi-journées de formation pour les rôles transverses.
La migration des données est un des sujets clés dans la réussite d’un projet ERP-CRM.
Nous avions décidé d’internaliser cette mission avec le support technique et fonctionnel d’ARTIS. Avec le recul, nous aurions pu davantage déléguer cette mission à ARTIS.
En effet, la migration des contrats a demandé des ressources et du temps. Nous facturons 800 clients ARROW uniquement sur Microsoft tous les mois. »
Comment ARTIS a accompagné Dynamips dans son projet ERP-CRM ?
Florian : « Nous avons été accompagnés par un consultant / chef de projet chez ARTIS qui a formé un binôme avec le responsable technique/informatique de Dynamips. Le duo a très bien fonctionné. Les formations ont été réalisées par des consultants experts dans chaque domaine (ERP, CRM).
Après le lancement de l’ERP-CRM artis.net chez Dynamips en janvier 2024, nous avons rencontré notre chargée de relation client qui fait le point régulièrement avec nous sur nos besoins et nos futurs projets.
Nous avons de très bonnes relations entre les équipes d’ARTIS et celles de Dynamips. ARTIS est une PME française comme Dynamips.
Nous parlons le même langage et notre ressemblance nous a aidé à créer une osmose entre les équipes et à avancer en bonne intelligence. »
Quels sont les futurs projets avec ARTIS ?
Florian : « Dans le plan de développement de la solution artis.net pour 2024, nous attendons plusieurs évolutions :
- L’interface entre le CRM artis.net et Hubspot marketing prévue en juin 2024 afin d’aligner nos équipes commerciale et marketing et d’éviter les ressaisies.
- L’interface entre l’ERP artis.net et TD Synnex (prévue en fin d’année 2024) pour automatiser les commandes d’achats (EDI commande). En effet, actuellement, notre service achat passe beaucoup de temps sur les commandes auprès des grossistes. Cette interface va impacter les recrutements et l’organisation du service achat car ce connecteur va nous faire gagner un temps considérable.
- L’amélioration du pilotage des projets dans artis.net.
Enfin, Dynamips continue sa croissance et ouvrira prochainement une nouvelle agence en 2024. Avec l’ERP-CRM artis.net, nous pouvons aborder sereinement notre développement car nous savons que l’agence sera fonctionnelle tout de suite.
Nous sommes désormais prêts à reprendre notre démarche de croissance externe que nous avions mis de côté avec le projet ERP.